Selasa, 17 Maret 2009

HR Audit

AUDIT SUMBERDAYA
MANUSIA



Audit SDM (Evaluasi Fungsi SDM)


merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untuk
mengukur biaya dan manfaat keseluruhan program MSDM dan
untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan
program MSDM tsb dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja
organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan
organisasi

merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi
kompatibilitas fungsi SDM dengan tujuan dan strategi implementasi
berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja
setiap program SDM

Tujuan Audit SDM

untuk membantu MSDM memberikan kontribusi yang signifikan

terhadap tujuan-tujuan organisasi

untuk menciptakan nilai (value) sehingga organisasi bertanggung

jawab secara sosial, etikal, dan kompetitif

untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan

manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas
MSDM

untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana

untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah
kegiatan-kegiatan SDM

FUNGSI AUDIT SDM

Untuk menjustifikasi kegunaan dan nilainya bagi perusahaan,
departemen SDM senantiasa perlu melakukan evaluasi
secara periodik keefektifan dan efisiensi setiap strategi,
kebijakan, program, dan praktik MSDM

Meskipun audit SDM secara umum memfokuskan pada
departemen SDM, kegiatan ini mencakup studi berbagai
fungsi SDM di seluruh jajaran perusahaan, termasuk yang
dilaksanakan oleh semua manajer dan penyelia lini

Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa
potensial SDM dikembangkan secara optimal.
Secara lebih rinci, audit SDM memberikan balikan konstruktif dan kesempatan untuk:
  • Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM – rekrutmen dan seleksi,
kompensasi, pelatihan, penilaian kinerja, dsb;
  • Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan;
  • Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan
kontinyus;
  • Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratif
implementasi fungsi SDM;
  • Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;
  • Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundangundangan,
kebijakan dan regulasi pemerintah;
  • Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM
  • Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan
kegiatan SDM;
  • Memperbaiki kualitas staf SDM;
  • Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting; dan
  • Mempromosikan perubahan dan kreativita

PROSES AUDIT

Proses audit terdiri atas enam langkah:

1. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan
berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta mendapatkan dukungan
manajemen puncak,

2. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun tim audit,
serta memberikan pelatihan yang dibutuhkan

3. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda
dalam organisasi

4. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi
departemen SDM,

5. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait yang
kemudian menindaklanjuti hasil evaluasi

6. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan
sasaran operasi organisasi regular

LINGKUP AUDIT SDM

Audit SDM merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi
kpmpatibilitas fungsi SDM dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM,
kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM
AUDIT KOMPATIBILITAS
Kebijakan dan praktik SDM harus konsisten dengan tujuan, sasaran dan strategi perusahaan.
Audit memberi informasi penilaian konsistensi, sehingga revisi dapat dilakukan.Untuk
mengidentifikasi berbagai bidang perbaikan, departemen SDM juga dapat menerapkan
benchmarking, tetapi dengan ukuran kompetensi dan kinerja yang didefinisikan secara jelas
AUDIT FUNGSI SDM
Audit SDM secara logis dimulai dengan mengevaluasi pekerjaan departemen SDM: Apakah
fungsi-fungsi SDM dilaksanakan secara efektif dan ekonomis? Berikut disajikan berbagai
bidang utama MSDM yang dicakup dalam audit
AUDIT KEPUASAN KARYAWAN
  • Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan
produktivitas, keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.
  • Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survei kepuasan (satisfactory survey) sering
disebut survei sikap (attitude survey), yang dapat dilakukan secara periodik , misal setiap
tahun atau 2 tahun, atau survei bergulir dengan mana sejumlah persentase karyawan
terpilih secara random disurvei setiap bulan.
  • Pertanyaan dapat dirumuskan dengan format berikut, dan menggunakan skala Likert-like
1-3 atau 1-5, dari sangat tidak memuaskan (STM) sampai sangat memuaskan (SM)
AUDIT KETAATAN (COMPLIANCE)
Internal: Audit Kebijakan dan

Prosedur
• Menilai dan mengukur apakah
berbagai kegiatan MSDM para
manajer lini sesuai dengan berbagai
kebijakan, prosedur, dan aturan yang
berlaku
• Mengembangkan berbagai kebijakan
dan prosedur, dan menjamin
implementasinya, tentang praktik
MSDM yang memenuhi regulasi
pemerintah
Eksternal: Audit Pemenuhan terhadap
Peraturan Perundang-undangan dan
Regulasi
• Menetapkan program dan prosedur untuk
menjamin pemenuhan regulasi pemerintah
• Mengelola HR records berbagai program
• Mengantisipasi berbagai tipe informasi
yang disyaratkan agen pemerintah dan
mengembangkan sistem pengelolaan
informasi tersebut
• Mengambil tindakan proaktif untuk
memenuhi regulasi

AUDIT BIDANG - SPESIFIK
  • Selain mengaudit berbagai kegiatan fungsional departemen SDM, audit
bidang-spesifik (khusus) dapat mengevaluasi berbagai topik penting yang
menjadi concerns para manajer
Contoh: Audit Budaya (cultural audit)
  • Audit budaya secara esensial mengevaluasi budaya organisasional yang
berkembang dan kualitas kehidupan kerja (quality of work life) dalam
perusahaan. Berbagai pertanyaan relevan, sebagai contoh :
1. Apakah nilai-nilai budaya yang berkembang mendukung eksekusi stategi ?
2.Apakah ada kesenjangan budaya (cultural gap) antara nilai nilai yang
diinginkan dan nilai nilai nyata?
3. Apa nilai nilai negatif yang menghambat pelaksanaan pekerjaan ?
4. Apakah gaya kepemimpinan para manajer konsisten dengan nilai nilai yang
ingin dikembangkan ?
5. dan sebagainya.





Selasa, 10 Maret 2009

Job Design



Rekki Baihaqi (106401589)

Desain pekerjaan adalah fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional.
Tujuannya untuk mengatur penugasan kerja supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, teknologi dan keprilakuan. Sedangkan fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara organisasional. Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan :

a. Elemen Organisasional, berkaitan dengan efisiensi yang mencakup :
• Pendekatan mekanistik, mengidentifikasi setiap tugas suatu pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga;
• Aliran kerja, untuk menjaga keseimbangan kerja;
• Praktek kerja, menyangkut cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan.
b. Elemen Lingkungan, berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan SDM yang potensial.
c. Elemen Keprilakuan, mencakup :
• Otonomi, tanggungjawab atas apa yang dikerjakan;
• Variasi, menjauhkan dari kebosanan kerja;
• Identifikasi tugas, kejelasan tugas yang dilaksanakan ;
• Umpan balik, untuk mengetahui hasil kerja.

Terkadang pekerjaan yang ada perlu dirancang kembali guna menghindari in-efisiensi dalam melaksanakannya. Metode yang dapat digunakan dalam perancangan kembali pekerjaan, seperti :

a. Simplifikasi pekerjaan, yakni menyederhanakan pekerjaan, dimana resiko yang akan muncul adalah terjadinya spesialisasi, sehingga dapat menimbulkan kebosanan, terutama yang terampil.
b. Perluasan pekerjaan, yaitu :
• Job enlargement (perluasan kerja secara horisontal), dengan menambah lebih banyak tugas agar variatif dan mengurangi pekerjaan yang monoton.
• Job enrichment (perluasan kerja secara vertikal), karyawan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping operasional.
• Job rotation (rotasi pekerjaan), memindahkan/ merotasi karyawan dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain, untuk mengatasi kejenuhan dan memberi kesempatan karyawan untuk menggunakan ketrampilannya.

Trade-offs keperilakuan dan efisiensi

·Produktifitas versus Spesialisasi
·Kepuasan kerja versus Spesialisasi
·Proses belajar versus Spesialisasi
.Perputaran karyawan versus Spesialisasi

Informasi analisis pekerjaan
Guna informasi analisis pekerjaan :

a.Menetapkan basis rasional untuk struktur kompensasi
b.Menghapuskan persyaratan kerja yang menimbulkan diskriminasi
c.Merencanakan kebutuhan SDM di masa yang akan datang
d.Meramalkan kebutuhan pelatihan bagi karyawan
e.Merencanakan pengembangan karier karyawan potensial
f.Menetapkan standar prestasi kerja
g.Menempatkan karyawan sesuai keahliannya
h.Memperbaiki aliran kerja
i.Menetapkan garis promosi
j.Memadukan lamaran dan lowongan kerja

Tahapan pengumpulan informasi untuk analisis pekerjaan :

a.Tahap 1 – Persiapan analisis
b.Tahap 2 – Pengumpulan data (observasi, wawancara, kuesioner, logs, kombinasi
c.Penyempurnaan data

Penggunaan informasi analisis pekerjaan

Deskripsi pekerjaan (job description) :
·Menguraikan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu pekerjaan/jabatan

Spesifikasi pekerjaan
·Menguraikan kualifikasi petugas yang harus melakukan tugas sesuai deskripsi pekerjaan dalam suatu jabatan

Standar prestasi kerja
·Standar yang digunakan untuk menilai apakah seseorang bekerja dengan benar/sesuai standar atau belum

Standar kompensi
·Standar kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang karyawan dalam melakukan suatu jenis pekerjaan

Penulisan/penyusunan deskripsi pekerjaan
·Nama jabatan
·Kode jabatan
·Tanggal penetapan deskripsi
·Penyusun
·Departemen
·Lokasi
·Fungsi jabatan
·Tugas
·Wewenang
·Tanggung jawab
·Hubungan lini
·Kondisi kerja

Penulisan spesifikasi pekerjaan

·Nama jabatan
·Kode jabatan
·Tanggal penetapan
·Penyusun
·Departemen
·Lokasi

Persyaratan pemangku jabatan :

a.Pendidikan
b.Pengalaman
c.Persyaratan fisik
d.Persyaratan mental
e.Kemampuan/kompetensi
f.Jalur karier sebelumnya

http://imtelkom.ac.id/news.php